Elektroniczny obieg faktur - więcej czasu na to co ważne [reklama]

Materiały promocyjne

Tradycyjne metody zarządzania dokumentacją coraz częściej ustępują miejsca nowoczesnym rozwiązaniom. Jednym z nich jest elektroniczny obieg faktur, który przekształca papierowe archiwa w wydajne, cyfrowe procesy, pozwalając firmom działać szybciej, bezpieczniej i zgodnie z regulacjami. W tym artykule przedstawimy kluczowe funkcje takiego systemu, jego zalety oraz wskazówki, jak przygotować się na cyfrową przyszłość.

Czym jest elektroniczny proces obiegu dokumentów?

To, mówiąc najprościej, przeniesienie faktur z formy papierowej do formy cyfrowej. Faktura dociera do firmy w elektronicznej formie, lub jest wprowadzana do systemu za pomocą skanera, a proces obiegu dokumentów w firmie – od skanowania po akceptację – przebiega w dużej mierze automatycznie.

Wdrożenie cyfrowego obiegu faktur w firmie to nie tylko wygoda, ale także porządek w twojej organizacji. Wszystko odbywa się w formie elektronicznej, co eliminuje ryzyko zgubienia dokumentów i ułatwia ich archiwizację. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne w średnich i większych organizacjach, gdzie procesowanych jest w szybkim tempie wiele dokumentów. Tam szybkość przetwarzania i optymalizacja powtarzalnych zadań jest kluczowa dla działania całego przedsiębiorstwa.

Korzyści z wdrożenia systemu do elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie cyfrowego obiegu faktur niesie ze sobą liczne korzyści. O niektórych z nich wspomnieliśmy już wyżej, a tutaj uzupełnimy listę o kilka dodatkowych pozycji. System zarządzania obiegiem dokumentów pozwala na:
• Oszczędność czasu i lepszy przepływ informacji
• Pełną kontrolę nad fakturami w firmie i zwiększone bezpieczeństwo danych
• Łatwe zarządzanie dokumentami i lepszy obieg informacji
• Egzekwowanie przez system procedur akceptacji kosztów i dekretacji dokumentów
• Stałe monitorowanie terminowości realizacji poszczególnych kroków obiegu w firmie
• Integrację z systemem ERP i innymi systemami dziedzinowymi
• Dobry start procesu cyfrowej transformacji w firmie

Wybrane funkcje nowoczesnych systemów obiegu dokumentów

Dzisiejsze systemy obiegu dokumentów są wyposażone w zaawansowane funkcje, związane z przetwarzaniem dokumentów, ale nie tylko. Jedną z kluczowych możliwości jest dostęp do aplikacji mobilnych, które umożliwiają pracownikom wygodne zarządzanie dokumentami (np. akceptację faktur) niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Dodatkowo nowoczesne systemy oferują funkcje automatycznego przypisywania zadań do odpowiednich osób, co usprawnia organizację pracy w zespole. Ważnym atutem jest również integracja z białą listą VAT oraz narzędziami/programem księgowym, co zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami i ułatwia prowadzenie ewidencji finansowej.

Przyszłość obiegu faktur – co nas czeka?

Z pewnością digitalizacja obiegu faktur będzie w najbliższych latach tylko postępować. Mają na to wpływ zarówno liczne korzyści, które zachęcają przedsiębiorców do postawienia na elektroniczny obieg dokumentów, jak i nadchodzący obowiązek KSeF. Data wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla podmiotów, których wartość sprzedaży w 2025 roku (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł, przypada na 1 lutego 2026 roku. Dwa miesiące później - od 1 kwietnia 2026 roku, KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Obieg faktur kosztowych a Krajowy System e-Faktur

Obowiązek wymusi na właścicielach firm wystawianie tzw. e-Faktur, czyli elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, które zawierają określone w przepisach informacje, mają opisaną przez Ministerstwo Finansów strukturę i są zapisane w odpowiednim formacie – najczęściej XML. Format pliku musi umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte na fakturze kosztowej (np. datę sprzedaży i płatności, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.) przez aplikację podatnika.

Firmy, które wkrótce będą podlegać obowiązkowi KSeF, powinny wdrożyć odpowiednie systemy do elektronicznego obiegu dokumentów finansowych, które można zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur. Właściwe narzędzie powinno umożliwiać tworzenie dokumentów zgodnie ze strukturą logiczną e-Faktury. Wtedy, po odpowiedniej integracji z API KSeF, faktura ustrukturyzowana będzie przekazywana do rządowej platformy KSeF, która sprawdzi, czy dokument jest zgodny ze standardem. Jeśli tak, to już po chwili e-Fakturze zostanie nadany jej indywidualny numer i będzie ona zarejestrowana w systemie. Takie obowiązki tym bardziej zachęcają przedsiębiorstwa do wdrożenia cyfrowych do obsługi faktur, w przeciwnym razie będą zobligowane do ręcznej obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.

System obiegu faktur - łatwy sposób na efektywny przepływ dokumentów w firmie

Elektroniczny obieg faktur to narzędzie usprawniające pracę działu księgowości, a także rozwiązanie, które rezonuje na całą organizację, pozwalając jej działać szybciej i efektywniej, zmniejszając ryzyko błędów, zapewniając lepszą kontrolę i przyśpieszając proces akceptacji. System elektronicznego obiegu dokumentów wydaje się tym bardziej korzystny w kontekście nadchodzącego obowiązku KSeF. Dlatego warto pomyśleć nad wdrożeniem workflow obiegu faktur kosztowych w firmie już teraz.