Na telekomunikacji w firmie w 2022 roku można zaoszczędzić, szczególnie w niewielkich firmach. Kluczem do sukcesu jest zbudowanie infrastruktury telekomunikacyjnej na wzór dużej organizacji: w oparciu o centralnie zarządzany system z telefonią internetową VoIP i uzupełniającą ją telefonią komórkową.
Dlaczego? Podstawą oszczędności jest analiza tego jak telefony są wykorzystywane, żeby faktycznie ponosić koszty tylko tych usług, których pracownicy naprawdę potrzebują. Taką elastyczność i możliwości daje wirtualna centrala i telefonia internetowa VoIP. Stosowanie ich pozwala uzyskać oszczędności na kilku płaszczyznach.
Jak zatem często wygląda wykorzystanie telefonii w firmach? Poznanie ich pozwoli gruntownie przeanalizować własną działalność i znaleźć oszczędności z pomocą wspomnianych usług VoIP. Po kolei:
1.Większość pracowników potrzebuje jedynie telefonu do odbierania połączeń: za większość wychodzących połączeń telefonicznych w firmie odpowiadają pracownicy działów sprzedaży i obsługi klienta. Dla większości pracowników telefon to narzędzie komunikacji wewnętrznej w ramach biura i/lub sporadycznego (choć koniecznego) kontaktu na zewnątrz. Wniosek jest prosty: dla części osób taryfa no-limit to konieczność, a dla części po prostu zbędny balast. Racjonalne może być przydzielenie większości pracowników kont o minimalnym koszcie stałym i z połączeniami rozliczanymi za minutę rozmowy.
2.Praca biurowa, nawet zdalna to nadal faktycznie praca stacjonarna: nawet krążący między biurem a domem osoba, pracująca w modelu hybrydowym nadal pracuje stacjonarnie i nie musi mieć telefonu komórkowego. Działanie telefonii VoIP jest niezależne od lokalizacji i pracownik może być dostępny pod firmowym numerem wszędzie tam gdzie ma dostęp do internetu i jakiegokolwiek programu lub urządzenia do dzwonienia. Oznacza to, że nie trzeba wydawać pieniędzy na dodatkowy abonament i telefon komórkowy - pracujący z domu pracownik może posługiwać się tym samym kontem VoIP co w biurze, skonfigurowanym do pracy w programie typu softphone na firmowym komputerze.
3.Dużo można zaoszczędzić także na telefonach: na rynku dostępnych jest wiele darmowych programów do dzwonienia, a nawet gdyby firma zdecydowała się na korzystanie z fizycznych urządzeń do dzwonienia - to i tak ich sumaryczny koszt będzie tańszy niż zaopatrzenie każdego pracownika z osobna w telefon komórkowy. Są to też urządzenia wyspecjalizowania do pracy biurowej. Nie ma ryzyka instalacji na nich niepotrzebnych aplikacji czy wirusów. Są trwałe i wydajne - wysokiej klasy urządzenie dla sekretariatu może kosztować tyle, co tani i mało ergonomiczny smartfon.
Logika oszczędności jest prosta - firma powinna dążyć do tego, żeby płacić wyłącznie za te usługi, które są aktywnie wykorzystywane przez pracowników.
Oszczędności ze stosowania takiego modelu są szczególnie duże przy dużej skali działalności - dlatego widok słuchawek bezprzewodowych (telefonów VoIP) obok monitorów i stacji dokujących dla notebooków w dużych biurach to tak powszechny widok.
Jednak nawet w niewielkim zespole stanowisko kosztujące 20-30 złotych to atrakcyjna perspektywa. Szczególnie jeżeli uwzględnimy pozostałe czynniki - jak zwykle dłuższą żywotność sprzętu biurowego VoIP w porównaniu do smartfonów. Nie bez znaczenia pozostaje to, że uruchamiając wirtualną centralę z telefonią VoIP firma otwiera sobie drzwi do wielu zaawansowanych funkcji telekomunikacyjnych. Są to usługi wspierające sprzedaż i obsługę przez telefon, przekierowania, automatyzujące telefoniczną obsługę klientów i wiele innych.
Potencjał do oszczędności wynika z samej technologii VoIP - jej elastyczności i otwartości, które umożliwiają na tanie wdrożenie dostosowane do potrzeb danej firmy.
Istotna jest też specyfika samej oferty danego dostawcy systemów VoIP. Kluczowym elementem oferty Datera jest także jej elastyczność. W ramach tej samej wirtualnej centrali można zbudować zarówno infrastrukturę telekomunikacyjną dla biura, jak i wydajne call center dla niewielkiego nawet zespołu sprzedawców lub pracowników wsparcia. Ta elastyczność jest kluczowa dla ograniczenia wydatków jedynie do niezbędnych elementów.
